Bruger rettigheder
Der er forskellige niveauer af bruger-rettighed(træner, bestyrelse kasserer sekretær mm) til at få adgang til vores medlemssystem. Nogle kan kun se et hold og andre kan både se og rette.
Fælles for alle er at de skal logge på på www.conventus.dk med brugernavn og kode som er blevet sendt til dem som mail. Man skal stadig melde sig ind i Skive AM på hold gennem den normale portal som alle andre. Når du er logget på som bruger kan du ved at klikke øverst til højre på dit navn få mulighed for at ændre password.
Bestyrelsen
Kan se regnskab og se men ikke rette i medlemsoplysninger. De kan se og oprette ting i kalender.
Udvidet Træner
Dette er for trænere i atletik som skal kunne se og udskrive for flere hold og skal kunne lægge vedhæftede filer ind i Conventus så de kan udsendes ifm mails.
De kan rette i eksistrende kalenderaftale. De kan selvfølgelig oprette kaldenderaftale.
Trænere
Dette er for trænere i atletik ( ikke motion). De kan se og udskrive liste over det hold de er træner for og kan ikke se andre hold.
Kan udsende mails og sms til hele klubben. Kan oprette en kalenderaftale men kan ikke rette i en eksisterende aftale
Udvalgsmedlemmer
Kan se det hold(afdeling) de er en del af men ikke andre hold i klubben.
Kalender
Det er primært bestyrelsen der opretter kalenderaftaler eller trænere i atletik.
Du kan som bruger se kalender. Nogle kan oprette/slette en aftale. Andre kan kun oprette en aftale. Opret aftale ved at klikke på dato.
Du skal vælge mellem aktivitet og møde.
Vælg møde hvis det drejer sig om møde i bestyrelse eller møde i udvalg. Du udfylder relevante linjer og skal vælge rigtige niveau nemlig gruppe. Atletik er knyytet til atletikudvalg, motionsafdeling er knyttet til motionsudvalg osv. Deltagere i udvalget kan ses på hjemmesiden. Start og slut tid udfyldes og afslut ved at trykke gem.
Er det en alm aftale skal du vælge ny aktivitet og udfylde relevante detaljer. Det er vigtigt at hvis aftalen er afdelingsspecifik så den skal fremgå på en specifik afdeling skal du vælge gruppe(Under niveau) og tilknyt det udvalg der passer til afdeling. Motionsudvalg hvis det er motionsafdeling Atletikudvalg hvis det er atletikafdelingen osv. Er det en gennerel aftale for hele SAM så vælg forening. Afslut med gem.
Alle aftaler / møder vises på kalender på SAMforsiden mens kun de afdelingsspecifikke vises på kalender for den enkelte afdeling.
Klub-sekretær
Hver onsdag checkes for om der er nogen der skal godkendes og indmeldes. Dette er specielt familier. I ekstra info felt ved børn noteres "familie2010".
Systemmet godkender ikke folk der er i sytemmet men lægger dem direkte på familiehold. Dvs du er nødt til at gå familiehold igennem somme tider for at checke om alle har fået deres børn tilknyttet. I år 2011 vil de fleste gå udenom godkendelse og derfor skal der stå 2010 for i år så vi til næste år kan skille tingene ad.
En gang om måneden til den 1. checkes om alle er tilknyttet SAMløb. Er der 2 medlemmer på en adresse skriv "SAMløbdublet i ekstrainformations felt.
Det er den voksne der modtager SAMløb mens børn i familien ikke får. Dvs det er ikke nødvendigt at skrive note ved børn af familie.
En gang 1/5 og 1/11 gås alle kontakter igennem for dubletter og de kobles sammen i funktionen adresse/vedligehold/dubletter/sammenkæd.
December måned, gå ind og exporter en koplet medlemsliste og sorter efter alder. Derefter ret dem der har skrevet 2065 istedet for 1965
Superbruger
Oprette hold ifm ture og arrangementer.
Når hold er sat op kontakt en af de 2 administratorer og de vil sætte det op i Finans så systemmet ikke blokeres.(Valideret).
Husk at der er forskel på hold og udvalg. Hvis du tilknytter idrætsgren vil holdet tælle med i opgørelse til kommunen og derfor skal arrangementer ikke oprettes som idræt.
Du opretter aftaler i kalender. Du kan ikke lave aftalen afdelingsvist men kun fælles. Send mail til Finn som laver den om.
Superbruger er med til at melde folk ind på stadion hvis de har behov for hjælp.
Administrator
Administrator er de eneste der kan oprette nye brugere samt lave nye links på hjemmesiden. Dette er Finn og Else